Executive Assistant to CEO

Full-time · Vienna

Bei Journi, einem kreativen Tech-Unternehmen und Österreichs innovativstem Start-up des Jahres 2024, entwickeln wir die weltweit meist heruntergeladene Druck-App. Unsere App ermöglicht es Kunden, mühelos wunderschöne Fotobücher und andere Druckprodukte zu erstellen. Mit Hilfe von KI-Technologie erstellen wir automatisch personalisierte Designs basierend auf den Inhalten, die unsere Nutzer drucken möchten. Werde Teil eines Teams hochmotivierter und gleichgesinnter Individuen, von denen du lernen kannst – und die ebenso begeistert sind, von dir zu lernen!

Als Executive Assistant to CEO spielst du eine entscheidende Rolle dabei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, strategische Ausrichtungen zu unterstützen und die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Initiativen zu gewährleisten. Deine Fähigkeit, vorausschauend zu handeln, Prioritäten gezielt zu setzen und klar zu kommunizieren, ist entscheidend, um unser Leadership-Team dabei zu unterstützen, den Fokus auf das Wachstum des Unternehmens zu bewahren.

Diese Rolle ist ideal für jemanden, der in einem dynamischen Umfeld aufblüht, Herausforderungen proaktiv angeht und eine starke Eigenverantwortung mitbringt. Bereit für eine High-Impact-Rolle, in der kein Detail übersehen wird? Werde Teil unseres Teams und gestalte die Zukunft von Journi mit!

➤ DEINE AUFGABEN

• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO – Verwaltung des Kalenders, Bearbeitung von E-Mails und strategische Unterstützung

• Effiziente Arbeitsabläufe sicherstellen – Bedürfnisse antizipieren, Prioritäten setzen und Prozesse optimieren

• Kommunikationsschnittstelle – Sicherstellen eines klaren und zeitgerechten Austauschs zwischen CEO, Führungsteam und relevanten Stakeholdern

• Termin- und Zeitmanagement – Terminkoordination, Konfliktvermeidung und Effizienzsteigerung

• Meetings organisieren und moderieren – Strukturierte Agenden, Protokolle und Follow-ups sicherstellen

• Geschäftsreisen planen und koordinieren – Detaillierte Reisepläne erstellen und Reisekostenabrechnungen verwalten

• Interne Projekte und Teams managen – Unterstützung bei der Umsetzung von Initiativen und strategischen Zielen

• Zusammenarbeit über Teams hinweg fördern – Proaktive Weitergabe von Erkenntnissen und kontinuierliche Optimierung interner Prozesse

➤ DEIN PROFIL

• Stark ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagement-Fähigkeiten

• Proaktive, lösungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch & Englisch (schriftlich und mündlich)

• Professionelles Auftreten & Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

• Teamplayer mit Hands-on-Mentalität und hohem Verantwortungsbewusstsein

• Stressresistenz & Fähigkeit, Aufgaben unter Druck effektiv zu priorisieren

• Schnelle Auffassungsgabe, Offenheit für Feedback & kontinuierliche Verbesserung

• Erfahrung mit Google Docs, Google Sheets & Präsentationstools

• Arbeitsberechtigung für Österreich/EU & Bereitschaft, nach Wien zu ziehen

➤ DEINE NICE-TO-HAVES

• Erfahrung mit OKR-Frameworks & strategischer Planung

• Hintergrund in Finanzen oder Betriebswirtschaft

• Erfahrung in einem High-Growth-Startup oder schnelllebigen Umfeld

➤ WARUM WIR

A happy team makes for a happy workplace. Wir wären nicht in der Lage, das zu tun, was wir tun, ohne unser fantastisches Team. Deshalb bieten wir folgendes an:

• Ein faires Gehalt abhängig von deinem Erfahrungs- und Wissensstand, min. €45.000 für 38,5 h

Außerdem erwartet dich eine Liste an tollen Social Benefits bei uns:

• Urlaubs-Upgrade: 25 Urlaubstage pro Jahr auf Vollzeitbasis, plus 1 zusätzlicher Tag für jedes Jahr, das du in unserem Team verbringst (bis zu 5 zusätzliche Tage!)

• Ein zweites Zuhause: Ein helles, preisgekröntes Büro, selbst gestaltet von unserem Journi-Team mit allem, was dein Herz begehrt – inklusive Tischtennisplatte und Kicker-Tisch, um zwischendurch so richtig Dampf abzulassen

• Dein Job, dein Rhythmus: Ein hybrides Arbeitsmodell mit 40 % Homeoffice-Tagen und flexiblen Arbeitszeiten (Kernzeiten: Mo-Do 10-16 Uhr, Fr 10-14 Uhr).

• Dein Mittagessen geht auf uns: Lass es dir schmecken – mit €5,50 in Pluxee-Guthaben pro Arbeitstag

• So kommst du immer an dein Ziel: Wir übernehmen die Kosten für deine Öffi-Jahreskarte in Wien (€365)

• Heute für morgen: Zusätzliche €300 jährlich für deine private Pensionsversicherung

• Stille dein Reisefieber: Komme mit auf unsere jährliche Teamreise und entdecke mit uns spannende neue Orte

• Mac dein Leben leichter: Mit einem MacBook für deinen Job – aber auch für deine private Nutzung

• Atem holen, Energie tanken: In unseren exklusiven Yoga-Sessions, die alle zwei Wochen vor Ort stattfinden

• Gesundheit im Griff: Sorge mit unseren regelmäßigen Gesundheitschecks von haelsi vor

• Neue Sprachen leicht gemacht: Premium-Mitgliedschaft für die Busuu-App – beeindrucke uns mit deinen Sprachenskills!

• Professionelle Weiterentwicklung: Zugang zu Ressourcen, Kursen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um in deine Skills auf das nächste Level zu bringen

• Energieboost für Zwischendurch: Eine Auswahl an Obst, Müsli, Joghurt und verschiedenen Milchsorten ist jederzeit für dich verfügbar

• Frisch gebrühter Treibstoff: Italienischer Kaffee (mit und ohne Koffein) und Tees in unserer Kaffeeküche

• VIP-Faktor: Premium-Mitgliedschaft für alle Journi-Produkte – exklusiv für dich!

BEWIRB DICH JETZT! Was dich nach deiner Bewerbung erwartet:

• Einführungsgespräch mit dem People & Culture Team (30 min)

• Challenge

• Technisches Interview (60 min)

• Abschluss-Interview mit unserem Führungsteam (60 min)

Wir würden uns freuen, von dir zu hören - bitte füge deiner Bewerbung deinen Lebenslauf und dein Anschreiben bei.

About us

We are proud to promote inclusion and diversity at Journi - no matter what race, nationality, gender, religion or sexual orientation - there is always a space for exceptional individuals in our team.

At Journi, our mission is to build the most customer-centric way to hold onto your memories. We leverage the power of massive amounts of data and modern AI to enable people to print their memories as easily as taking pictures using the Journi Print app. The smart algorithm in the Journi apps processes 1,000 photos within less than 30 seconds to find the perfect photo layout. You capture the moments and we enable you to convert these into beautiful print products within seconds. We believe in innovation, collaboration and a future where digital and print go hand in hand to preserve lasting memories. We want to become the leading destination to share and print your moments.

We have already inspired more than 5 million users around the globe and established Journi as a key player in a booming market, however, we have only scratched the surface of our potential. We are a startup and the creators of the most successful photo and print apps on the market. The Journi apps are downloaded and used by millions of users worldwide. We have been featured by Apple and Google over 20k times and have been covered by Forbes, the L.A. Times, TNW, Techcrunch and many more.

At Journi, we look for exceptionally motivated people to become a member of our innovative team of 65+ people from all around the world. People who are passionate about solving challenges and making decisions that impact the success of the company. If you think this could be you, why not send us your application? ;)

Tamara Takács

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Talent Acquisition Manager