Office Manager

Part-time · Vienna

Bei Journi, einem kreativen Tech-Unternehmen und Österreichs innovativstem Start-up des Jahres 2024, entwickeln wir die weltweit meist heruntergeladene Druck-App. Unsere App ermöglicht es Kunden, mühelos wunderschöne Fotobücher und andere Druckprodukte zu erstellen. Mit Hilfe von KI-Technologie erstellen wir automatisch personalisierte Designs basierend auf den Inhalten, die unsere Nutzer drucken möchten. Werde Teil eines Teams hochmotivierter und gleichgesinnter Individuen, von denen du lernen kannst – und die ebenso begeistert sind, von dir zu lernen!

Wir suchen einen Office Managerin in Teilzeit zur Verstärkung unseres Journi-Teams! Du wirst mit unserem Office-Management-Team zusammenarbeiten und bei verschiedenen bürobezogenen Aufgaben unterstützen. Wenn du eine Werkstudentin bist oder eine abwechslungsreiche Teilzeitstelle suchst, könnte diese Gelegenheit perfekt für dich sein!

➤ DEINE AUFGABEN

• Arbeite mindestens 20 Stunden pro Woche in unserem Büro in Wien.

• Sorge für einen reibungslosen Ablauf im Büro, indem du Büromaterial verwaltest, Kühlschränke auffüllst, kleine Reparaturen übernimmst und alle Bereiche (Arbeitsplätze, Küche, Gemeinschaftsräume) sauber und organisiert hältst.

• Halte Besprechungsräume mit allen notwendigen Materialien und Vorräten ausgestattet.

• Sei die Ansprechperson für interne Fragen und die Kommunikation zu aktuellen oder kommenden bürobezogenen Themen.

• Begrüße neue Teammitglieder mit einem gut vorbereiteten Arbeitsplatz.

• Koordiniere externe Partner, wie Hausverwaltung und Reinigungsdienste, und organisiere betriebliche Gesundheitschecks mit unserem Arbeitsmedizinischen Dienst.

• Verwalte unseren Gerätepool: Setze Geräte zurück, bestelle neue, führe Bestandsaufzeichnungen und gib Geräte in Zusammenarbeit mit der IT aus.

• Kümmere dich um Pflanzen, Balkonblumen und die Pflege der Dachterrasse.

• Unterstütze verschiedene Teams im Unternehmen, darunter:

  • Product Team: Hilf bei App-Tests, Testbestellungen und weiteren wiederkehrenden Aufgaben.

  • Admin Team: Unterstütze bei Meetings, Präsentationen, Geschäftsreisen und organisatorischen Aufgaben.

• Plane spaßige und abwechslungsreiche Team-Events, moderiere unsere wöchentlichen Meetings und organisiere unsere jährliche Teamreise.

• Betreue den Empfangsbereich, begrüße Gäste und kümmere dich um Post und Pakete.

• Trage aktiv zu einer positiven und motivierenden Unternehmenskultur bei und fördere das Wohlbefinden des Teams.

➤ DEIN PROFIL

• Du bist Student*in, Elternteil oder suchst eine flexible Teilzeitstelle.

• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch.

• Du hast eine Can-do-Mentalität und packst Dinge proaktiv an.

• Du arbeitest strukturiert, organisiert und eigenständig.

• Du liebst neue Herausforderungen und abwechslungsreiche Aufgaben.

• Du bist selbstbewusst im öffentlichen Sprechen und hast starke Kommunikations- sowie Präsentationsfähigkeiten.

• Du nutzt sowohl deine kreative als auch analytische Denkweise, um tägliche Aufgaben zu meistern.

• Du bist lernbereit, offen für Feedback, selbstmotiviert und ehrgeizig.

• Du möchtest etwas bewegen und Verantwortung für deine Arbeit übernehmen.

➤ DEINE NICE-TO-HAVES

• Erfahrung mit OKR-Frameworks & strategischer Planung

• Hintergrund in Finanzen oder Betriebswirtschaft

• Erfahrung in einem High-Growth-Startup oder schnelllebigen Umfeld

➤ WARUM WIR

A happy team makes for a happy workplace. Wir wären nicht in der Lage, das zu tun, was wir tun, ohne unser fantastisches Team. Deshalb bieten wir folgendes an:

• Ein faires Gehalt abhängig von deinem Erfahrungs- und Wissensstand, min. €36.000 für 38,5 h

Außerdem erwartet dich eine Liste an tollen Social Benefits bei uns:

• Urlaubs-Upgrade: 25 Urlaubstage pro Jahr auf Vollzeitbasis, plus 1 zusätzlicher Tag für jedes Jahr, das du in unserem Team verbringst (bis zu 5 zusätzliche Tage!)

• Ein zweites Zuhause: Ein helles, preisgekröntes Büro, selbst gestaltet von unserem Journi-Team mit allem, was dein Herz begehrt – inklusive Tischtennisplatte und Kicker-Tisch, um zwischendurch so richtig Dampf abzulassen

• Dein Job, dein Rhythmus: Ein hybrides Arbeitsmodell mit 40 % Homeoffice-Tagen und flexiblen Arbeitszeiten (Kernzeiten: Mo-Do 10-16 Uhr, Fr 10-14 Uhr). Für diese Position ist die Flexibilität jedoch in gewissem Maße durch die Büroanforderungen eingeschränkt.

• Dein Mittagessen geht auf uns: Lass es dir schmecken – mit €5,50 in Pluxee-Guthaben pro Arbeitstag

• So kommst du immer an dein Ziel: Wir übernehmen die Kosten für deine Öffi-Jahreskarte in Wien (€365)

• Heute für morgen: Zusätzliche €300 jährlich für deine private Pensionsversicherung

• Stille dein Reisefieber: Komme mit auf unsere jährliche Teamreise und entdecke mit uns spannende neue Orte

• Mac dein Leben leichter: Mit einem MacBook für deinen Job – aber auch für deine private Nutzung

• Atem holen, Energie tanken: In unseren exklusiven Yoga-Sessions, die alle zwei Wochen vor Ort stattfinden

• Gesundheit im Griff: Sorge mit unseren regelmäßigen Gesundheitschecks von haelsi vor

• Neue Sprachen leicht gemacht: Premium-Mitgliedschaft für die Busuu-App – beeindrucke uns mit deinen Sprachenskills!

• Professionelle Weiterentwicklung: Zugang zu Ressourcen, Kursen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um in deine Skills auf das nächste Level zu bringen

• Energieboost für Zwischendurch: Eine Auswahl an Obst, Müsli, Joghurt und verschiedenen Milchsorten ist jederzeit für dich verfügbar

• Frisch gebrühter Treibstoff: Italienischer Kaffee (mit und ohne Koffein) und Tees in unserer Kaffeeküche

• VIP-Faktor: Premium-Mitgliedschaft für alle Journi-Produkte – exklusiv für dich!

BEWIRB DICH JETZT! Was dich nach deiner Bewerbung erwartet:

• Einführungsgespräch mit dem People & Culture Team (30 min)

• Technisches Interview (90 min)

• Abschluss-Interview mit unserem Führungsteam (60 min)

Wir würden uns freuen, von dir zu hören - bitte füge deiner Bewerbung deinen Lebenslauf und dein Anschreiben bei.

About us

We are proud to promote inclusion and diversity at Journi - no matter what race, nationality, gender, religion or sexual orientation - there is always a space for exceptional individuals in our team.

At Journi, our mission is to build the most customer-centric way to hold onto your memories. We leverage the power of massive amounts of data and modern AI to enable people to print their memories as easily as taking pictures using the Journi Print app. The smart algorithm in the Journi apps processes 1,000 photos within less than 30 seconds to find the perfect photo layout. You capture the moments and we enable you to convert these into beautiful print products within seconds. We believe in innovation, collaboration and a future where digital and print go hand in hand to preserve lasting memories. We want to become the leading destination to share and print your moments.

We have already inspired more than 5 million users around the globe and established Journi as a key player in a booming market, however, we have only scratched the surface of our potential. We are a startup and the creators of the most successful photo and print apps on the market. The Journi apps are downloaded and used by millions of users worldwide. We have been featured by Apple and Google over 20k times and have been covered by Forbes, the L.A. Times, TNW, Techcrunch and many more.

At Journi, we look for exceptionally motivated people to become a member of our innovative team of 65+ people from all around the world. People who are passionate about solving challenges and making decisions that impact the success of the company. If you think this could be you, why not send us your application? ;)

Tamara Takács

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Talent Acquisition Manager